التخطيط

التخطيط

1.     التخطيط الجيد هو أساس كل عمل ناجح، وبما أن النجاح هو عامل رئيسي مطلوب في كل عمل سواء كان صغيرا أو كبيرا؛ فقد كان للتخطيط أهمية كبيرة على هذا الأساس، وفيما يأتي بعض خطوات التخطيط:

2.     جهز قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة في أن تدون كل شيء على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير في أحد النقاط .

3.     رتب قائمتك تبعاً للأهمية .وحدد الأولويات ليساعدك ذلك على إنجاز المهام واحدة تلو الأخـرى وأسهل طريقة للقيام بذلك هي تصنيف كل مادة إلى ثلاثة أقسام رئيسية :

أ ـ عاجل وهام.        ب ـ هام وليس عاجل. ج ـ لا هام ولا عاجل.  

4.  قم وببساطه بحذف أي خطوه غير هامة مدرجه بالقائمة . اسأل نفسك ما هو أسوأ ما يمكن حدوثه إن أسقطت هذه كلياً من القائمة ؟ . وإن رأيت أنك تستطيع تحمل النتائج دون خسارة ، احذفها فوراً .

5.  أجل المهام الغير ملحة لصالح الأكثر إلحاحاً . فليس من الضروري عمل كل شيء الآن . أحياناً يعطل العمل من قبل الممولين أو المنفذين أو المستفيدين أنفسهم . احذف ما استطعت ، ثم استغل هذا الوقت لتنفيذ الخطوات الأكثر إلحاحاً لإنجاز المهمة .

6.  طور عادة تدوين خطة على الورق لإنجاز المهام ، سواء كانت كبيرة أم صغيرة . فالنجاح الذي يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم . ارسم طريقك ثم أسلكه هكذا ، عمل بسيط لكن فعال جداً .

7.  استثمار الوقت عامل مطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة مثل السفر والمقابلات والتخطيط .. إلخ . لا تنسى إضافة وقت ضائع للوقت الفعلي لإنجاز هذه المهام .

8.  توقف وفكر فيما تخطط له . كيف يمكن إنجازه بشكل أكثر فاعلية ؟ استغرق دقائق معدودة لتلخيص وبلورة وتبرير خططك . فالخلاصة البسيطة تغنيك عن ساعات من التردد .

9.  حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك . حدد ما تعمل من أجله . سجل أهدافك في خطتك اليومية وارجع إليها باستمرار . ثم ضع تسلسل زمني منطقي لإنجاز كل هدف .

10. ضع خطه مرنه لكل مشروع . سجل الهدف المراد إنجازه في قمة القائمة .

11. خطط لكل ساعة من عملك اليومي . وحدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة وحدد أوقات لمهام جدولك اليومي . وعالج الأمور ذات الأولوية . وإذا انتهيت من المهمة مبكراً ، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية . استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحاً. وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة ، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب .

12. استعد جيداً قبل كل اجتماع . ضع هدف محدد لكل اجتماع . أجعل المجتمعين متوقعين بالضبط ما المطلوب من كل منهم . أخطرهم بجدول الأعمال مسبقاً، وبهذا يمكن أن يساهم كل الحاضرين بشكل أكثر فاعلية . قبل نهاية الاجتماع يجب أن يكون كل شخص قد أدى مهمته السابقة ويكلف بمهمة جديدة . أظهر التزامك لقيمة أوقات الحاضرين بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد .

13. ركز . حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع ، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك . هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك . الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم ، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى . لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية ، هكذا ببساطه .

14. في نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد . اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقاً . سيوفر لك هذا وقتاً ثميناً في الصباح . يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك دون الحاجة لعمل قوائم واختيارات . إتباع هذه الإستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية .

15. قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً . أي هدف قد يبدو مثل حلم بعيد المنال حتى تبدأ في تقسيمه إلى خطوات عمل صغيرة جداً يمكن أن تبدأ بها في الحال . تقسيم الهدف إلى مهام أساسية يجعلك تنجز خطوات توصلك إلى ما كنت تحلم به . إذا فشلت في عمل هذا، ستصبح أهدافك أحلاماً بعيدة المنال .

16. أعط كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها ، هذه هي الطريقة الصحيحة . إنك تحتاج لإنهاء المهمة بالشكل الصحيح من أول محاولة حتى لا تتعرض لضغوط تسارع الوقت المحدد . فلن تستفيد شيئاً من تكرار العمل مرتين .

17. حدد خطوات عملك قبل أن تبدأ . خذ وقتك في عمل خلاصة سريعة للمشروع . قسمه إلى خطوات . وقم بتحديد الوقت . دقيقة واحدة من التخطيط الفعال تغنيك عن ساعة من التفكير . فالتلخيص الجيد للمشروع هو خريطتك لإنجازه بنجاح .

18. اعد ملف رئيسي لمواعيد التسليم النهائية . اعرف أين تقف في أي وقت فيما يتعلق بأي مشروع تنجزه .

19. توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك . إن خططت لها ستكون أقل إحباطاً وقادراً على الالتزام بالموعد النهائي . كن واضحاً مع الآخرين حول ما يجب أن يفعلوه ومتى ؟ لكن عليك إدراك أنه ما من أحد غيرك ملزم بالإنجاز . راجع بشكل دوري بدلاً من الانتظار للدقائق الأخيرة وهذه ها الوسيلة المثلى لتبقى على الطريق الصحيح .

20. ضع خططك لتطوير زيادة قليلة جداً في معدل إنتاجك اليومي . التركيز على التحسن القليل يؤدى إلى تحسن ثابت كل يوم . اتخذ قراراً رفع إنتاجك الشخصي بنسبة مئوية صغيرة يومياً . قد يجعلك هذا حذراً في التخطيط ، لكن تزايد معدل الإنتاج سيكون كبيراً كما أنك ستصبح أكثر كفاءة .

21. ضع الخطط التفصيلية المكتوبة للمشاريع الأكبر . أكتب خلاصة تتضمن نقاط تحدد اتجاه كل خطوه على طول الطريق . أجعل النقاط واضحة ومفصله كما لو أنك تخطط لتنفيذ شيء آخر . إذا حصلت على المساعدة ، يمكنك عملياً إنجاز خطوات إضافية. أما إذا كنت تقوم بالمشروع كله بنفسك، فليس عليك أن تقف وسط العمل لتدرس الخطوة العملية القادمة .

22. أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية المؤكدة الحدوث . عندما تحدد نشاطك اليومي أعطى نفسك من 10 : 15 % زيادة في الوقت . القيام بمثل هذا التدبير للوقت سيجعلك أكثر فاعلية وأقل إرهاقاً .